Descubre cómo los programas de contabilidad pueden facilitar todo para las empresas

La contabilidad en toda empresa es una área esencial que se debe gestionar con sumo cuidado y precisión, porque de ella dependen muchos aspectos importantes de la organización. Tradicionalmente, los procesos y las gestiones se realizaban de forma manual, con montañas de papeles y grupos de personas que llevaban las cuentas y hacían los correspondientes cálculos; eso ya es parte del pasado, gracias a los eficientes sistemas informáticos actuales.

Cuando se habla de administración de empresas, una de las áreas que sale a relucir es la contabilidad, en la que toda organización deja descansar toda la responsabilidad de las finanzas y la distribución de recursos.

Habitualmente esa tarea recaía sobre profesionales que tomaban los números de montañas de papeles, sacaban cuentas, calculaban los ingresos y gastos, evaluaban el desarrollo de las finanzas y emitían informes es los que reflejaban su trabajo. Esto ha cambiado mucho, gracias al apoyo que brindan los programas de contabilidad más completos que hoy en día ofrece el mercado.

Los software especializados en contabilidad son muy prácticos y útiles para las organizaciones empresariales, principalmente para autónomos, y para pequeñas y medianas empresas (Pymes) que no cuentan con departamentos dedicados exclusivamente a esa área, como sí los tienen las grandes corporaciones.

Estos programas abarcan muchas áreas de la contabilidad y administración, y se adaptan a las necesidades particulares de cada compañía. Solo hay que revisar y elegir la opción que más se ajuste a los requerimientos existentes.

Tienen funciones muy completas, que ayudan a automatizar los procesos ordinarios de las empresas, a la vez que reducen sustancialmente los tiempos en los que se realizan.

Además, integran una diversidad de herramientas para vaciar datos de operaciones y transacciones administrativas, generar pagos y crear reportes financieros, todo en un mismo sistema.

Algunos programas también tienen sus versiones móviles para descargar en los smartphones, con el propósito de que los administradores tengan acceso total al sistema en el momento que deseen, para descargar o ingresar datos nuevos en todo momento.

Ventajas de los programas contables

La utilización de software especializados en contabilidad trae una serie de beneficios y ventajas que bien vale la pena considerar para tomar la inmediata decisión de modernizar los sistemas de la empresa.

Entre ellos destacan los siguientes:

Más fácil acceso a la información: al tener todos los datos en un sistema automatizado, la gestión de grandes volúmenes de información es mucho más fácil. Ya no hay que recurrir a los grandes libros físicos y a las complicadas hojas de cálculo en las que todo quedaba registrado, ahora todo se hace de forma digital, lo cual agiliza el acceso a la información.

Adaptabilidad inmediata a nuevos sistemas y regulaciones: cuando se presentan nuevas regulaciones administrativas, hay que adaptarse inmediatamente a ellas, y con los sistemas contables automatizados se puede hacer de manera sencilla.

Este es el caso del software válido para ticket BAI que se instala de manera rápida en estos sistemas, para cumplir con esta normativa que ha empezado a regir a partir de enero 2021.

El ticket BAI es un instrumento de control financiero en los sistemas de cobro y facturación, que se implementará en el País Vasco, con el propósito de evitar el fraude fiscal, y al que toda empresa se tiene que adaptar para no incurrir en faltas fiscales.

Información segura: los programas de contabilidad vienen con sofisticados sistemas de seguridad que los hacen impenetrables para personas no autorizadas, además de que los datos se pueden resguardar en otros medios y acceder a ellos cuando se desee.

Más gestiones en menos tiempo: todo el trabajo contable se hace mucho más rápido con estos sistemas automatizados. Cálculos, análisis y tareas, que al hacerlos en papel llevaban días, y que con estos programas se hacen en apenas pocos minutos, así de sencillo.

Centralización de tareas y base de datos de clientes: todo se hace en un mismo sitio (facturación, recibos, inventarios, contratos, clientes, órdenes de compra, etc.), lo cual facilita el trabajo y las gestiones, además de que permite mantener un control más detallado de la contabilidad.