Cómo priorizar tareas y trabajo

Debido al ritmo frenético tan característico de la sociedad del siglo XXI, en la que el estrés y la ansiedad por cumplir todos los objetivos diarios en lo que a tareas, trabajos y obligaciones respecta en los diversos ámbitos de la vida de una persona, cada vez es más complicado priorizar.

Para conseguir evitar estos episodios estresantes del día a día es preciso saber priorizar las responsabilidades y a lo largo del presente artículo se muestran algunos tips y claves para conseguir tal propósito, consiguiendo dejar a un lado la procrastinacion que se convierte en un auténtico enemigo para alcanzar la meta.

El hecho de conseguir priorizar tareas parece bastante sencillo y obvio, es tan simple como realizar las tareas con un orden en el día a día, creando categorías y siguiendo los tips que se muestran a continuación, de esta forma se cumplirán los plazos, aprovechar y optimizar el tiempo del que se dispone y, por qué no, aprender a delegar.

Una lluvia de ideas puede ser una gran aliada

Habitualmente el brainstorming suele usarse para conseguir estimular la creatividad y organizar la información, es eso lo que se necesita para priorizar tareas.

Lo ideal es que el domingo, que suele ser el día más tranquilo de la semana, dedicar un rato a anotar todas aquellas tareas y responsabilidades que están previstas para la nueva semana que comienza, aquí se puede encontrar un artículo relacionado con la procrastinacion, que es bastante completo.

La lluvia de ideas está enfocada a plantear nuevas inventivas para organizar su semana, creando los distintos mapas mentales.

Separar las distintas tareas por tipo

En la fase anterior ya se han anotado los distintos trabajos y tareas que hay que realizar para la semana que entra, ahora es el momento de realizar una clasificación de las mismas por tipo, asignando distintos valores a cada una de ellas y utilizar las matrices de Eisenhower o de GUT, puede ser de gran utilidad.

Con estas herramientas de gestión se crearán 4 categorías en las tareas:

• Las actividades más importantes y que son urgentes entrarían en crisis, debido a su estatus, la prioridad de las mismas es máxima.
• Aquellas tareas que sean importantes, pero no cuentan con esa urgencia que se indicaba anteriormente, se localizarían en estrategias. Este tipo de actividades requieren de tiempo y atención y conseguir proporcionarlas evitará estrés y ansiedad por dejarlas pendientes aún.
• Lo opuesto a lo anterior serían las interrupciones, aquellas tareas que no son importantes, pero sí urgentes para sus resultados. En muchos casos estas se pueden delegar y con un poco de planificación pueden incluso desaparecer.
• Por último, están las distracciones, esas tareas que ni son importantes ni mucho menos urgentes y aquí se encontrarían revisar sus mensajes de WhatsApp o leer alguna noticia que le saque del momento de concentración, el móvil es un firme opositor a la productividad. Incluyendo distracciones en el planing ayudará a que se sea más consciente de todo lo que ocupa este tipo de tareas y conseguir reducirlas al mínimo, ya que su aportación es mínima.

Horarios y plazos en un cronograma

Todas las tareas y trabajos están ya filtrados, así que el siguiente paso es conseguir realizar una planificación lo más eficiente posible. Para conseguir este propósito es necesario llevar a cabo una autoevaluación y un ejercicio de honestidad con uno mismo, teniendo en cuenta su productividad a lo largo del día.

Es preciso saber que no todas las personas funcionan de la misma manera y conocerse para llegar al quid de la cuestión es primordial, de esta forma se conseguirá saber en qué momento se está preparado para enfrentarse a una actividad más estresante y a la que se responderá de la forma adecuada. Con el cronograma se consigue una organización perfecta conforme a la vitalidad en cada momento del día.

Evitar las sobrecargas

Como guinda del pastel se recomienda no programar más actividades de las que se es capaz de desempeñar, eso solo aportará ansiedad.