¿Cómo organizar y planificar un evento?

La organización de cualquier tipo de evento requiere la planificación concertada de todos los elementos que garanticen su éxito. Desde una sesión de fotos, el rodaje de una escena, un brindis corporativo, una gran fiesta, o un evento familiar todos los factores deben planificarse con tiempo para lograr los objetivos iniciales en su organización. Te contamos los aspectos más importantes a considerar si buscas alquiler espacios eventos madrid.

Preparación del evento

La preparación exige mucha planificación. Definir los objetivos claramente ayudará en la distribución eficiente de los recursos. Si te haces la pregunta ¿Qué quieres lograr? Tendrás las respuestas acertadas para comenzar.

Dependiendo de la magnitud del evento deberás contar con un equipo de colaboradores con habilidades para desarrollar cada una de las funciones que se requieran y definir claramente los objetivos.

Definición de objetivos

• Establece las metas del evento; sea un brindis por aniversario, o reconocimiento; una recaudación de fondos, o un almuerzo empresarial, la satisfacción de todos los participantes siempre será la meta central. Además, debes tener muy en claro su extensión y la formalidad que esperas.
• Establece el público objetivo y la amplitud del listado de invitados. Es importante establecer la estrategia de invitación y confirmación de los invitados. Las tecnologías de comunicación abren un amplio compás de posibilidades.
• Selección de la fecha y hora. La confirmación dependerá de la disponibilidad de los espacios para el festejo.
• Prepara el presupuesto preliminar y prepárate para confirmar cada ítem incluido dentro de tus requerimientos, los cuales no solo comprenden bebidas y comida, sino también todo lo relacionado a la ambientación, el sonido y la seguridad.
• Marketing y publicidad si es un evento por pago. Incluye siempre las redes sociales ideales para el tipo de evento.

Selección del espacio para el evento y logística de acceso

Este es tal vez uno de los aspectos más importantes que marcará el éxito en la celebración y garantizará la aceptación de todos los invitados. En la actualidad encontrarás una gran variedad de ofertas; desde amplios loft, hermosamente ambientados; soberbios estudios, espectaculares terrazas, acceso a piscinas privadas o amplios salones de fiestas.

Además de su disponibilidad para el día y hora del evento, deberás verificar:

• Si la capacidad de los espacios se encuentra en línea con el número de invitados al evento.
• Dispone de los servicios indispensables: electricidad, agua, instalaciones sanitarias suficientes.
• Facilidad de acceso y disponibilidad de aparcamiento. De no ser así deberás incluir el transporte como parte de los objetivos.

Ejecuta con precisión cada detalle

Con todo el aparato organizacional en movimiento es tiempo de que pulas cada uno de los detalles. La planificación debe ir de acuerdo a los objetivos iniciales y respetando el plan. Cualquier desviación se paga en moneda y puede llevar a un absoluto fracaso del evento.

Entre otras cosas:

• Empieza elaborando un cronograma detallado con los hitos de la organización del evento.
• Revisa los planes de la agencia de catering y la planificación de bebidas.
• Haz seguimiento estricto de la evolución de las actividades con los colaboradores, incluyendo la publicidad y venta de entradas, si fuera el caso.
• Revisa la adecuación de los espacios de acuerdo a lo convenido.
• Prepara tu hashtag y disfruta al ver el evento como el Trending Topic del momento.

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