Actividades y funciones de un almacén logístico

En el siguiente artículo hacemos un repaso de las fases que componen todo el ciclo logístico de una empresa y definimos sus funciones básicas. 

Actividades principales que tienen lugar en un almacén logístico

Recepción de productos

Para una correcta recepción de los productos en el almacén logístico, hay que realizar una serie de trabajos previos para establecer los medios mecánicos, humanos e informáticos que son necesarios. Así que la primera actividad se refiere al análisis completo de los productos recibidos por el centro. El estudio debe tener en cuenta las dimensiones y peso de las unidades de carga, la consistencia del embalaje, la frecuencia de llegada de cada material y la cantidad de mercancías recibidas por cada envío.

Peso y dimensiones de los productos que se reciben

El peso y dimensiones de las unidades de carga determinan el tipo de maquinaria que se instalará en el centro. Ambos parámetros pueden diferir de los utilizados posteriormente para el almacenamiento real. Por eso es recomendable elegir máquinas que sean útiles tanto en la zona de almacenaje como en las fases de recepción y expedición.

Los bienes recibidos pueden tener diversas formas, tamaños y pesos  ya que las fuentes de suministro son múltiples.

A nivel de almacenamiento esto implica dos escenarios: 

• Si son compatibles con las estructuras, se pueden almacenar directamente sin ninguna intervención previa.
• En caso de incompatibilidad, será necesario realizar cambios para permitir las operaciones de almacenamiento.

En ambos casos, el almacén deberá estar dotado de  una o varias dársenas (o muelles) , con medios de manipulación que faciliten la carga y descarga de camiones, con una zona de recepción y otra de preparación de pedidos.

Dispositivos mecánicos para actividades de carga y descarga.

Las máquinas o medios mecánicos que se suelen utilizar para facilitar la carga y descarga de mercancías son las transpaletas, los apiladores y las carretillas elevadoras. Además de apoyar las fases de manipulación, estos dispositivos requieren una planificación adecuada de las actividades de mantenimiento, recarga y revisión.

Control de calidad inmediato

El control de calidad  es una actividad de almacén que se lleva a cabo para verificar el contenido real del embalaje que contiene el producto. Para facilitar esta operación, las unidades de carga deberán ir acompañadas de un albarán en el que se detallen las características del producto recibido, su nombre comercial, en su caso, y la cantidad de bultos contenidos en cada palé, contenedor o caja.

Con este albarán, el personal procede a una toma de muestras selectiva abriendo algunos envases y, en su caso, comprobando el contenido. Este análisis sirve para certificar la cantidad y calidad del envío.

Una segunda actividad se refiere a la verificación de la resistencia del embalaje en relación con la duración prevista y las condiciones de almacenamiento. En este punto se procede, si es necesario, a modificar los embalajes para adaptarlos a las características del almacén.

Inventario y conteo de productos almacenados

Inmediatamente después del control de calidad se realiza el conteo de los productos al final del cual (nunca antes) se ingresan los datos al sistema central. La oficina de recepción debe poder proceder con una reclamación inmediata al centro de producción o al proveedor si existe alguna discrepancia entre la mercancía y el albarán de entrega.

Tras realizar la entrada de mercancías e introducir los datos en los terminales, a cada unidad de carga se le asigna una ubicación precisa , de acuerdo con el horario de almacenaje preestablecido. Durante el proceso de envío de mercancías es necesario realizar la operación inversa y actualizar los datos para que el sistema de gestión asigne una nueva carga al espacio vacío.

La salida de la mercancía debe realizarse de manera simultánea porque, si bien el sistema informático genera una factura, en el lapso de tiempo que transcurre entre la emisión del documento y el retiro de la carga de su ubicación, la posición debe estar ocupada. Esto es para ahorrar tiempo y evitar desplazamientos innecesarios , ya que el operario puede ir a la estantería y encontrarla ocupada. Esta situación se da cuando difiere el ritmo de entrada y salida de mercancías.

 Es una gestión dinámica, inteligente y eficaz que sólo la utilización de un adecuado software de gestión de almacenes puede garantizar.

Correcto almacenamiento de mercancías.

Los almacenes deberán disponer de los medios mecánicos suficientes y necesarios para llevar a cabo el almacenaje de las mercancías. Si estos se reciben en tarimas, por ejemplo, será necesario disponer de máquinas o carros que permitan un manejo cómodo y seguro en la zona de almacenaje.

En el caso de bultos sueltos, además de los medios para su manipulación, es necesario disponer de herramientas y máquinas para el envasado: tolvas, cucharas u otros elementos mecánicos adecuados, como minicargadores o cargadores (en función del volumen y características del los bienes). En ausencia de recursos físicos adecuados (humanos y materiales), el almacenamiento adecuado de los bienes es imposible.

Rapidez en el envío de pedidos

El tiempo de entrega del  envío  es fundamental para evitar retrasos e interrupciones en la cadena de distribución. Por el contrario, en presencia de atascos y cuellos de botella , el envío de pedidos se vuelve caótico y lento. Las actividades del almacén realizadas de forma coordinada dependen del trabajo del diseñador y del responsable del almacén.