6 consejos para organizar un evento de empresa exitoso

Los eventos corporativos son grandes escaparates para promocionar tu negocio y para crear y fortalecer los lazos comerciales con tus clientes y proveedores.

Cuando hablamos de un evento de empresa nos referimos tanto a los que organizamos de forma independiente (cenas, congresos, reuniones o conferencias), como a los eventos a gran escala (ferias, salones y expos) en los que participan diversas empresas del mismo ramo.

En cualquiera de los dos casos es importante planificar cada detalle para sacarle el máximo partido al encuentro y obtener el retorno esperado de la inversión. Como destaca este artículo del blog de negocios de Movistar, los eventos de empresa son grandes aliados de las campañas de marketing digitales, y para que el tuyo sea todo un éxito, ten en cuenta estos 6 consejos de logística:

1- Define claramente tus objetivos

Siempre debes tener muy claro cuál o cuáles son tus objetivos a la hora de organizar o participar de un evento de empresa. Puede ser que tu meta sea captar nuevos clientes, entrar en contacto con nuevos proveedores e inversores o simplemente lanzar un producto nuevo.

Sea cual sea tu meta, debes tenerla clara porque eso te permitirá planificar de forma más eficaz las siguientes etapas del evento.

2- Determina el presupuesto

Puede ser que cuentes con un presupuesto cerrado y, en ese caso, tendrás que adaptar tu evento al mismo. Pero si tienes cierta flexibilidad, este es el momento en que tienes que sentarte con el equipo de producción a definir las necesidades logísticas para poder elaborar un presupuesto realista.

No subestimes la importancia de esta fase porque es una de las más complejas. Hay muchos detalles de producción que es fácil pasar por alto, y al final podemos terminar pagando mucho más de lo esperado.

3 - Escoge la temática y elabora una lista de tareas

Para comenzar, plantéate: ¿cómo puedo lograr que mi evento o mi participación en un evento destaque? Piensa en tu objetivo principal, busca inspiración en otros negocios de tu sector que consideres una referencia y deja espacio para la creatividad. Gran parte del éxito de tu evento reside en que tu propuesta ofrezca algo único.

A continuación, elabora una lista con las tareas logísticas que deberás realizar para conseguir tu objetivo. Esta lista también te servirá para revisar si has contemplado todo lo necesario dentro del presupuesto.

4- Prepara el espacio

¿Puedes organizar el evento en tus instalaciones o debes alquilar un lugar? Si participas de un evento mayor, ¿tienes que encargarte tú de montar todo el stand o solo de decorarlo?

Para que sea más fácil esta etapa prepara los siguientes listados:

• Recursos técnicos e infraestructura necesarios: wifi, sonido, iluminación, mobiliario…
• Material de apoyo necesario: material de divulgación, muestras gratuitas, regalos promocionales…
• Proveedores de bebidas y/o alimentos
• Capacidades de las instalaciones: acceso y baños adaptados para personas con movilidad reducida, parking…
• Material y recursos para el equipo y los asistentes: uniformes o camisas de empresa, entradas, credenciales y lanyards personalizados...

5 - Elabora un lista de invitados y otros participantes

Subdivide a tus invitados por grupos para determinar qué tipo de atención le brindarás a cada uno de ellos; ya sea tiempo de reunión, regalos corporativos o propuestas de colaboración.

También prepara una lista con todos los participantes de tu empresa en la que incluyas su rol, tareas a desempeñar durante el evento y contacto.

6- Prepara a tu equipo

De nada sirve tener un local o stand increíble si tu equipo que humano no está debidamente preparado para recibir a los invitados y darle vida a tu propuesta.

Tómate el tiempo necesario para preparar a todos los miembros de tu equipo, y ten en cuenta que todo el mundo debe conocer los detalles básicos del evento, porque los invitados cuando tengan dudas, se acercarán a preguntarle a la primera persona que encuentren.

El éxito final de tu evento dependerá de un buen equilibrio entre un equipo humano eficiente y una preparación técnica adecuada. Y, por supuesto, ¡de tiempo para organizarlo todo con calma y atención!