6 consejos para organizar un evento de empresa exitoso

Los eventoscorporativos son grandes escaparates para promocionar tu negocio ypara crear y fortalecer los lazos comerciales con tus clientes yproveedores.

Cuando hablamos deun evento de empresa nos referimos tanto a los que organizamos deforma independiente (cenas, congresos, reuniones o conferencias),como a los eventos a gran escala (ferias, salones y expos) en los queparticipan diversas empresas del mismo ramo.

En cualquiera de los dos casos es importante planificar cada detalle para sacarle el máximo partido al encuentro y obtener el retorno esperado de la inversión. Como destaca este artículo del blog de negocios de Movistar, los eventos de empresa son grandes aliados de las campañas de marketing digitales, y para que el tuyo sea todo un éxito, ten en cuenta estos 6 consejos de logística:

1- Define claramente tus objetivos

Siempre debes tenermuy claro cuál o cuáles son tus objetivos a la hora de organizar oparticipar de un evento de empresa. Puede ser que tu meta sea captarnuevos clientes, entrar en contacto con nuevos proveedores einversores o simplemente lanzar un producto nuevo.

Sea cual sea tumeta, debes tenerla clara porque eso te permitirá planificar deforma más eficaz las siguientes etapas del evento.

2- Determina elpresupuesto

Puede ser quecuentes con un presupuesto cerrado y, en ese caso, tendrás queadaptar tu evento al mismo. Pero si tienes cierta flexibilidad, estees el momento en que tienes que sentarte con el equipo de produccióna definir las necesidades logísticas para poder elaborarun presupuesto realista.

No subestimes laimportancia de esta fase porque es una de las más complejas. Haymuchos detalles de producción que es fácil pasar por alto, y alfinal podemos terminar pagando mucho más de lo esperado.

3 - Escoge latemática y elabora una lista de tareas

Para comenzar,plantéate: ¿cómo puedo lograr que mi evento o mi participación enun evento destaque? Piensa en tu objetivo principal, buscainspiración en otros negocios de tu sector que consideres unareferencia y deja espacio para la creatividad. Gran parte del éxitode tu evento reside en que tu propuesta ofrezca algo único.

A continuación,elabora una lista con las tareas logísticas que deberás realizarpara conseguir tu objetivo. Esta lista también te servirá pararevisar si has contemplado todo lo necesario dentro del presupuesto.

4- Prepara el espacio

¿Puedes organizarel evento en tus instalaciones o debes alquilar un lugar? Siparticipas de un evento mayor, ¿tienes que encargarte tú de montartodo el stand o solo de decorarlo?

Para que sea másfácil esta etapa prepara los siguientes listados:

• Recursos técnicos e infraestructura necesarios: wifi, sonido, iluminación, mobiliario…
• Material de apoyo necesario: material de divulgación, muestras gratuitas, regalos promocionales…
• Proveedores de bebidas y/o alimentos
• Capacidades de las instalaciones: acceso y baños adaptados para personas con movilidad reducida, parking…
• Material y recursos para el equipo y los asistentes: uniformes o camisas de empresa, entradas, credenciales y lanyards personalizados...

5 - Elabora un listade invitados y otros participantes

Subdivide a tusinvitados por grupos para determinar qué tipo de atención lebrindarás a cada uno de ellos; ya sea tiempo de reunión, regaloscorporativos o propuestas de colaboración.

También prepara unalista con todos los participantes de tu empresa en la que incluyas surol, tareas a desempeñar durante el evento y contacto.

6- Prepara a tuequipo

De nada sirve tenerun local o stand increíble si tu equipo que humano no estádebidamente preparado para recibir a los invitados y darle vida a tupropuesta.

Tómate el tiemponecesario para preparar a todos los miembros de tu equipo, y ten encuenta que todo el mundo debe conocer los detalles básicos delevento, porque los invitados cuando tengan dudas, se acercarán apreguntarle a la primera persona que encuentren.

El éxito final detu evento dependerá de un buen equilibrio entre un equipo humanoeficiente y una preparación técnica adecuada. Y, por supuesto, ¡detiempo para organizarlo todo con calma y atención!